Outlook-Blog

Die besten Tipps und Tricks rund um Microsoft Outlook

Unterschreiben Sie mit Ihrem guten Namen – Outlook Signaturen

 

Im digitalen Zeitalter wird immer mehr Schriftverkehr über das Internet per E-Mail abgewickelt. Was früher auf einem Geschäftsbrief die Unterschrift darstellte, ist in den E-Mails heute die Signatur.

 

E-Mail Signaturen sind im Grunde dazu gedacht die E-Mail automatisch mit Name, Anschrift und den weiteren Kontaktdaten des Absenders zu versehen. Jedoch finden Firmen und zunehmend auch Privatleute in Signaturen eine weitere Möglichkeit um Hinweise, Werbebotschaften etc. zu übermitteln.

 

Eine Signatur ist wie eine Visitenkarte, ein Aushängeschild. Es können der Name, die Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname und sogar ein Firmenlogo mit in die Signatur eingebunden werden.

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Wie Sie wichtige E-Mails und Kontakte schneller finden können, erfahren Sie hier!

So erstellen Sie eine eigene Signatur

 

1. Öffnen sie über den Menüpunkt Extras von Outlook den Dialog
Optionen und wechseln Sie in das Register E-Mail-Format

 

2. Im unteren Teil des Registers befindet sich der
Bereich Signaturen

 

3. Der Dialog Signaturen ist noch leer.
Um eine erste Signatur zu erstellenklicken Sie auf Neu

 

4. Nachdem Sie eine Bezeichnung für eine neue Signatur
eingegeben haben, klicken Sie auf Weiter, dann geben
Sie den gewünschten Inhalt der Signatur ein

 

5. Klicken Sie auf Fertig stellen

 

Die Signatur können Sie ganz nach Ihren Wünschen gestalten. D. h. Schriftart, Größe und Farbe sind individuell wählbar. Mit der Option Absatz kann der Text der Signatur links- oder rechtsbündig, mittig oder mit Aufzählungszeichen formatiert werden. Auch eine in HTML erzeugte Signatur kann über die Option Erweitertes Bearbeiten eingefügt werden.

 

Soll ein Bild oder ein Firmenlogo mit in die Signatur eingebunden werden, so ist von Anfang an das Nachrichtenformat HTML für die Signatur auszuwählen. Über Extras / Optionen kommen Sie in Outlook zu dem Register das E-Mail-Format und können dort im Feld Verfassen im Nachrichtenformat HTML auswählen.
Nun kann eine Signatur, wie bereits in den Punkten 1. – 5. beschrieben, erstellt und das Bild oder Logo hinzugefügt werden. Hierbei ist zu beachten das, das Bild in den Formaten .jpeg oder .gif erstellt sein muss.

 

 

Anwendung mehrerer Signaturen

In Outlook können mehrere Signaturen angelegt und je nach Bedarf an die entsprechenden E-Mails angehängt werden. Ab der Outlook Version 2003 ist es auch möglich, jedem erstellten E-Mail-Konto eine eigene Signatur zuzuweisen. Diese Zuweisung kann bei den einzelnen E-Mail-Konten über Extras / Optionen / E-Mail-Format / Signaturen vorgenommen werden.
Es gibt ebenfalls die Möglichkeit unterschiedliche Signaturen für neue, versendete und weitergeleitete Nachrichten zu verwenden.

 

 

Signaturen mit eingebauter VCard

An eine Signatur kann auch automatisch eine so genannte VCard angehängt werden. Eine VCard ist eine international standardisierte Form eines Kontaktbuch-Eintrages, also ein genormtes Adressformat.
Mit der elektronischen VCard können Sie auch anderen Personen Ihre Kontaktdaten, wie beispielsweise Adresse und Telefonnummer, so zuschicken, dass die Daten direkt als Outlook-Kontakt übernommen werden können.

 

In Kombination mit einer Signatur ist die VCard im Anhang einer E-Mail also ideal dazu geeignet sich neuen Geschäftspartnern oder Kunden vorzustellen.

 

Eine VCard wird automatisch erzeugt, wenn ein neuer Kontakt manuell angelegt wird.

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