Outlook-Blog

Die besten Tipps und Tricks rund um Microsoft Outlook

Post-it war gestern – Aufgabenplanung mit Outlook

 

Ob bei Selbständigen, in Büros und Unternehmen oder im Privatleben – das Planen von aktuellen Aufgaben ist wichtig! Nicht jeder kann alle anfallenden Aufgaben immer griffbereit oder im Kopf haben. Um trotzdem nichts zu vergessen wird oft zu Terminplanern, Handys oder Haftnotizen gegriffen. Doch durch die Nutzung so genannter PIMs (Persönlicher Informations Manager) wird eine noch zuverlässigere Aufgabenplanung gewährleistet.

PIMs wie beispielsweise Outlook helfen dabei, immer einen Überblick über alle noch zu erledigenden Aufgaben zu behalten.

Lookeen

Wie Sie wichtige Aufgaben in Outlook schneller finden können, erfahren Sie hier!

Nie wieder „Zettelwirtschaft“
 

Schlägt man das Modul „Aufgaben“ in Outlook erstmals auf, zeigt sich eine leere Tabelle. Arbeitet man nun mit diesem Modul, so wird nach und nach eine Liste mit allen zu erledigenden Aufgaben erstellt. Es müssen keine Zettel mehr ausgefüllt und irgendwo angeheftet oder ein Terminplaner durchgeblättert werden, um Überblick über anfallende Aufgaben zu behalten.

 

Diese Arbeit lässt sich einfach und bequem mit Outlook erledigen.

 

Wie bei dem Modul „Kalender“ sind auch bei „Aufgaben“ verschiedene Ansichten auswählbar.

 

Die Folgenden stehen zur Verfügung:

 

– Einfache Liste

 

– Liste mit Details

 

– Aktive Aufgaben

 

– Nächsten sieben Tage

 

– Überfällige Aufgaben

 

– Nach Kategorien

 

– Übertragene Aufgaben

 

– Nach zuständigen Personen

 

– Erledigte Aufgaben

 

– Aufgaben in Zeitskalaansicht

 

 

Aufgaben erstellen

Über die oberste Zeile im Menü Aufgaben wird eine neue Aufgabe erstellt. In der Zeile „Hier klicken, um Aufgabe zu erstellen“ kann ein kurzer, aber aussagekräftiger Text eingetragen werden, der den Inhalt der Aufgabe und deren Ziel beschreibt. Danach mit Eingabe bestätigen oder die Maus auf einen freien Bereich des Outlook-Arbeitsfensters setzen. Nun muss für die Aufgabe nur noch eine Fälligkeit festgelegt werden. Im Tabellenbereich „Fälligkeit“ kann hinter der erstellten Aufgabe ein Datum eingetragen werden.

 

Die neue Aufgabe ist sofort in Outlook sichtbar.

 

Ist eine Aufgabe erledigt, klickt man mit der Maus in das leere Optionskästchen vor dem Aufgabentext. Die Aufgabe wird dann als durchgestrichen und somit als erledigt markiert.

 

Im Aufgabeneditor gibt es noch weitere Möglichkeiten Aufgaben anzulegen, dieser Editor kann mit der Tastenkombination Strg+N aufgerufen werden.

 

 

Aufgabendetails auf einen Blick

Im Register „Details“ der Aufgabe kann diese um ergänzende Angaben erweitert werden.

 

Folgende Informationen können noch zusätzlich hinzugefügt werden:

 

– Erledigt am – sobald die Aufgabe ausgeführt wurde, trägt man hier das entsprechende Datum ein

 

– Gesamtaufwand – Beim Erstellen einer Aufgabe legt man fest, wieviel Zeit zur Ausführung bennötigt wird

 

– Ist-Aufwand – Hier kann der Zeitraum, der tatsächlich für die Ausführung der Aufgabe bennötigt wird, eingetragen werden

 

– Reisekilometer – Falls es notwendig ist, einige Kilometer bis zum Arbeitsplatz zu reisen, trägt man hier die Entfernung ein

 

– Abrechnungsinfo – In dieses Feld kommt der Name des Kollegen / der Kollegin, die die Abrechnung über die Anreise und den Arbeitsaufwand macht

 

 

Bearbeiten einer vorhandenen Aufgabe

Durch einen Doppelklick auf die Aufgabe, kann diese ergänzt oder verändert werden. Danach klickt man einfach auf „Speichern und schließen“.

 

Eine sich regelmäßig wiederholende Aufgaben nur einmal erstellen

 

Wie bei Terminen können auch Aufgabenserien erstellt werden. Dazu klickt man im Aufgabeneditor auf die Schaltfläche „Serientyp“. Hier kann man festlegen, in welchem Abstand die Aufgabe auszuführen ist. So muss die Aufgabe nur einmal erstellt werden.

 

Auch bereits vorhandene Aufgaben können in Serienaufgaben umgewandelt werden. Dazu wird die Aufgabe mit Doppelklick geöffnet, dann wählt man die den „Serientyp“ aus und gibt an wie oft sich die Aufgabe wiederholen soll.

 

 

Aufgabe zuweisen

Mit „Aufgabe zuweisen“ wird die Aufgabe an einen anderen Anwender gesandt. Es kann auch jemand eingeteilt werden, diese bestimmte Aufgabe auszuführen.

 

Dies geht schnell und unkompliziert indem man per Doppelklick auf die Aufgabe den Editor öffnen und dann über den Dialog „Aufgabe zuweisen“ die E-Mail-Adresse und den Betreff des Empfängers eintragen kann.

 

 

Erledigte Aufgaben ausblenden

Wenn eine Aufgabe erledigt wurde, wird sie als durchgestrichen markiert. Viele so markierte Aufgaben wirken auf die Dauer störend, daher kann man diese mit Hilfe eines Filters ausblenden:

 

1. Filter einrichten: Rechtsklick mit der Maus auf die Überschriftenzeile des Aufgabenblocks. Aus dem Kontextmenü die Funktion „Aktuelle Ansicht anpassen“ auswählen.

 

2. Auf die Schaltfläche „Filtern“ klicken. Im nun folgenden Dialog zum Reiter „Erweitert“ wechseln. Über das Auswahlfeld „Weitere Kriterien festlegen“ gelangt man zu der Option „Alle Aufgabenfelder“, dann auf das Feld „Erledigt“ klicken.

 

Achtung: Als Bedingung muss „entspricht“ gewählt sein. Als Wert wird „Nein“ gewählt.

 

 

Aufgaben wieder einblenden

Das Einblenden erledigter Aufgaben ist wichtig, da somit nicht mehr aktuelle oder abgelaufene Aufgaben gelöscht werden können.

 

Über Ansicht/Aktuelle Ansicht/Liste mit Details können ausgeblendete Aufgaben wieder sichtbar gemacht werden.

 

Die beschriebene Vorgehensweise steht unter Outlook 2000 und 2002 zur Verfügung. Ab Outlook 2003 befindet sich die „Liste mit Details“ im Navigationsbereich. Die „Liste mit Details“ kann dann im Menü bei „Ansicht“ eingeblendet werden.

 

 

Farbkennzeichnung für erledigte und überfällige Aufgaben

1. Über den Menüpunkt „Extras“ gelangt man zu dem Dialog „Optionen“. Dort klickt man auf des Register „Allgemein“ und dort auf „Aufgabenoptionen“.

 

2. Hier ist es möglich eine Farbe für überfällige und erledigte Aufgaben auszuwählen.

 

3. Mit OK bestätigen und danach den Dialog verlassen.

 

 

Aufgabenplanung mit Outlook – eine runde Sache!

 

Die Zeiten wild verstreuter Post-ist Nachrichten und unübersichtlicher Terminplaner ist endgültig vorbei. Mit den Möglichkeiten der Aufgabenplanung die Outlook seinen Usern anbietet ist ein übersichtliches, einfaches und schnelles Aufgabenmanagement möglich.

 

Aufgaben können mit ein paar Klicks erstellt, verändert oder gelöscht werden. Zusätzliche Informationen wie z. B. Zeitaufwand, Reisekosten oder Abrechnungsinformationen können ergänzend hinzugefügt werden.

 

Immer wieder anfallende Aufgaben müssen nicht laufend neu eingetragen werden, sondern können mit der „Serientyp“ Funktion in den gewünschten Abständen wieder vorgelegt werden. Die Aufgabe muss nur einmal erstellt werden, was ein enormes Zeitersparnis darstellt.

 

Aufgaben können in Outlook auch anderen Personen zugewiesen werden. Diese Aufgaben können über „Ansicht“ dann separat aufgeführt werden. So geht auch nie der Überblick über Aufgaben verloren, die nicht selber erledigt werden müssen.

 

Erledigte Aufgaben werden optisch gekennzeichnet und können zur besseren Übersicht auch aus- und eingeblendet werden.

 

Durch Erinnerungen wird keine Aufgabe mehr vergessen, denn in Outlook lässt sich einstellen ob an eine Aufgabe erinnert werden soll oder nicht. Vergessene oder abgelaufene Aufgaben können farblich hervorgehoben werden. Dies ist noch ein zusätzlicher Bonus im Aufgabenmanagement von Outlook.

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