Outlook-Blog

Die besten Tipps und Tricks rund um Microsoft Outlook

O-Tipp des Tages: Alles rund ums Autoarchivieren

Donnerstag, 9. Juli 2009
 

Erscheint bei Ihnen auch regelmäßig beim Öffnen Ihres Outlooks ein Dialogfeld namens AutoArchivierung. Die meisten Menschen wissen nicht, was sich dahinter verbirgt. Meistens behandelt man das Dialogfeld wie ein lästiges Pop-Up-Fenster und bestätigt es. Später wundern sich dann die meisten Nutzer, dass Daten aus dem Persönlichen Ordner scheinbar verschwunden sind.
 

Die AutoArchivierung ist in Outlook standardmäßig aktiviert. Im Grunde bedeutet sie nichts anderes als das Verschieben von Elementen, die ein bestimmtes „Verfallsdatum“ erreicht haben, in einen Archivordner.

Lookeen

Probleme bei der Suche von archivierten E-Mails in Outlook? Suche leicht gemacht.

Wohin werden die Dateien verschoben?
 

Der Archivordner ist eine pst-Datei. Unter Extras – Optionen – Register Weitere – AutoArchivierung können Sie den Pfad der pst-Datei bestimmen. (Outlook 2007)
Bei früheren Outlook Versionen gehen Sie einfach auf Extras – Dienste – Hinzufügen.
 

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Wie nutze ich die AutoArchivierung sinnvoll?
 

Die AutoArchivierung dient hauptsächlich dazu, den Persönlichen Ordner zu entlasten und den Überblick über die Datenflut zu behalten. In regelmäßigen Intervallen können Sie nicht mehr benötigte Outlook Elemente automatisch verschieben oder sogar löschen.
 

Sie können die AutoArchivierung auf drei Arten einstellen und individuell Ihren Bedürfnissen anpassen.
 
 

1. Die manuelle AutoArchivierung
 

Über Datei – Archivieren können Sie jeden beliebigen Ordner archivieren.
Hier können Sie das „Verfallsdatum“ festlegen und den Speicherort des Archivordners bestimmen.
 

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2. Die allgemeine AutoArchivierung
 

Um lästiges Klicken zu vermeiden können Sie das Ganze auch automatisieren. Gehen Sie dazu den schon bereits bekannten Weg: Extras – Optionen – Register Weitere – AutoArchivierung.
 

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Hier kann bestimmt werden:

  • In welchem Zeitintervall archiviert werden soll. (Autoarchivierung alle xxx Tage)
  •  

  • In welche Datei archiviert werden soll. (Alte Elemente verschieben nach)
  •  

  • Ob über Durchsuchen eine andere, selbst erstellte pst Datei als Archivdatei genutzt werden soll.
  •  

  • Ob die archivierten Datensätze verschoben oder gelöscht werden sollen. (Alte Elemente endgültig löschen)

 
 

3. Die individuelle AutoArchivierung
 

Vielleicht möchten Sie für jedes Outlook Element (Kontakte, Kalender, Posteingang) individuelle Archivierungskriterien festlegen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Element (z.B. Posteingang) – Eigenschaften – Register AutoArchivierung.
 

Markieren Sie die Option Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden.
Desweiteren können Sie hier die gleichen Einstellungen festlegen wie bei den anderen AutoArchivierungs Methoden, nur dass diesmal die Kriterien für einen bestimmten Ordner bzw. für ein bestimmtes Outlook Element gelten.
 

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Die AutoArchivierung richtet sich nach Prioritäten. Die individuelle Archivierung hat dabei vor der allgemeinen Archivierung Priorität. Sprich, wenn Sie für den Posteingang eigene Archivierungskriterien festgelegt haben, die anders sind als die der allgemeinen Archivierung wird Ihr Posteingang nach der individuellen Archivierung behandelt.
 
 

Wie deaktiviere ich die AutoArchivierungsfunktion?
 

Gehen Sie auf Extras – Optionen – Register Weitere – AutoArchivierung.
Entfernen Sie den Haken bei AutoArchivierung.
 

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