Outlook-Blog

Die besten Tipps und Tricks rund um Microsoft Outlook

Halten Sie Ihren Posteingang frei

 
Jeden Morgen wenn Sie in Ihr Büro kommen wartet meistens ein überquellender Posteingang darauf, von Ihnen sortiert zu werden. Vor allem wenn Sie frisch und erholt aus dem Urlaub kommen kann diese Aufgabe mitunter sehr lästig und zeitintensiv sein. Für dieses Problem bietet Outlook kleine Sortierhelfer an, so genannte Regeln. Diese übernehmen für Sie das Sortieren Ihrer E-Mails. Wir zeigen Ihnen, an einem anschaulichen Beispiel wie es geht.
 

Sie haben mehrere Newsletter abonniert? Damit diese Ihren Posteingang nicht unnötig überfüllen, machen Sie doch einfach eine Filterregel, die jeden Newsletter sofort in einen dafür vorgesehenen Outlook-Ordner sortiert.

Lookeen

Wichtige E-Mails im Posteingang schneller finden – Erfahren Sie hier mehr darüber!

Erstellen Sie zuerst in Ihrem Posteingang (oder unter Persönliche Ordner) einen Unterordner mit dem Namen Newsletter. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Posteingang (bzw. auf Persönliche Ordner) – Neuer Ordner und benennen diesen mit Newsletter.
 

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Jetzt müssen Sie nur noch die Regeln für diesen Ordner bestimmen.
Klicken Sie dazu im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen. In dem sich öffnenden Menü klicken Sie auf Neue Regel. Besonders für die Newsletter-Regel können Sie eine Vorlage verwenden.
 

Folgende beiden würden sich dafür anbieten:
Nachrichten von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben.
Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben.
 

Für unser Beispiel ist die zweite Vorlage sehr nützlich.
 
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Anschließend klicken Sie im unteren Bereich auf bestimmte Wörter. Ein Dialogfeld öffnet sich in dem Sie bestimmte Wörter eingeben können, nach denen eigehende E-Mails überprüft werden können. In einem Newsletter wird häufig das Wort Newsletter verwendet. In unserem Newsletter schreiben wir häufig am Anfang des Betreffs.
 

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Klicken Sie auf OK um das Fenster zu schließen und die Einstellungen zu speichern. Jetzt brauchen Sie nur noch den gewünschten Ordner auswählen, in dem die Newsletter hineinsortiert werden sollen. Dafür klicken Sie auf den Link Zielordner.
 

Wählen Sie nun im Ordnerverzeichnis den Ordner Newsletter aus, den Sie zu Beginn angelegt haben. Dann noch auf OK und Fertig klicken und Ihre Regel wurde erstellt.
 

regel4
 

Trotz Vorfreude endlich das lästige Sortieren los zu sein, sollten Sie eins bedenken: Das automatische Verschieben von Nachrichten ist nur bedingt ratsam. Es besteht die Gefahr, dass eingehende E-Mails irgendwo in den Tiefen Ihrer Ordnerstruktur verschwinden. Allerdings hat auch Outlook für dieses Problem eine geeignete Suchfunktion, doch diese werden wir Ihnen das nächste Mal vorstellen. Schauen Sie also auch das nächste Mal wieder in unserem Blog vorbei!
 


 

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