Outlook-Blog

Die besten Tipps und Tricks rund um Microsoft Outlook

O-Tipp des Tages: Kleine Tipphilfe gefällig?

Freitag, 26. Juni 2009
 

Zum Wochenende haben wir noch einen guten Tipp, wie Sie beim Schreiben Ihrer E-Mails viel Zeit sparen können.
 

Kennen Sie schon die Schnellbausteine in Outlook 2007? Diese sind gerade dann nützlich, wenn Sie häufige Anfragen mit identischen E-Mails beantworten. Als Personaler schicken Sie z.B. häufig eine standardisierte E-Mail an jeden Bewerber, der den Eingang der Bewerbung bestätigt. Den Text immer neu schreiben ist dabei viel zu umständlich. Ebenso kann es die altbewährte copy-und-paste-Methode lange nicht mit der Schnelligkeit der Schnellbausteinen aufnehmen.
 

In den Vorgängerversionen hieß diese Funktion übrigens Textbaustein, funktionierte aber genauso wie die Schnellbausteinen.

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Wie Sie schneller nach wichtigen E-Mail Inhalten suchen können, erfahren Sie hier!

Wie aber erstellt man einen Schnellbaustein. Das ist ganz einfach. Wir zeigen es Ihnen Schritt für Schritt. Los geht’s!
 

  1. Öffnen Sie eine E-Mail und schreiben Sie einen Text, den Sie häufig verwenden. Danach markieren Sie diesen Text bzw. Grafikelemente, falls diese vorhanden sind.
  2.  

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen, dort auf Schnellbausteine – Auswahl im Schnellbaustein-Katalog zeigen.
  4.  

    schnellbaustein1
     

  5. Nun will Outlook noch das Kürzel wissen. Ich habe für die Bewerbungsbestätigung mal das Kürzel „b-eingang“ gewählt. Natürlich können Sie jedes beliebiges Kürzel verwenden. Am besten Sie nehmen eins, welches Sie schnell schreiben und sich einfach merken können.
  6.  

    schnellbaustein2
     

  7. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

 

Wenn Sie nun eine neue E-Mail öffnen und den Schnellbaustein nutzen möchten, dann schreiben Sie einfach das Kürzel und drücken die Taste F3. In unserem Beispiel also b-eingang + F3. Schon wird das Kürzel in den festgelegten Text umgewandelt.
 

Möchten Sie Ihren Schnellbaustein bearbeiten, klicken Sie einfach wieder auf das Schnellbausteine-Symbol (siehe 2.) und dann mit der rechten Maustaste auf einen Schnellbaustein im Kontextmenü.
 

schnellbaustein3
 

Für alle, die noch kein Outlook 2007 besitzen:
Sie können in den älteren Outlook-Versionen sogenannten Textbausteine einfügen. Dazu benutzen Sie die AutoKorrekturoption der Rechtschreibung.
 

Gehen Sie auf Extras – Optionen – Tab Rechtschreibung – Button AutoKorrekturoptionen.
Dort geben Sie ein Kürzel ein und lassen es ersetzen durch Ihren Text, der beim Eintippen des Kürzels ersetzt werden soll. In der E-Mail tippen Sie einfach das Kürzel, Outlook ersetzt es automatisch durch den definierten Text.
 

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