Outlook-Blog

Die besten Tipps und Tricks rund um Microsoft Outlook

Outlook – Nachrichten effizient verwalten – Der Regel-Assistent

 
Da man heutzutage viele E-Mails bekommt, ist es sinnvoll, die Verwaltung der Mails zu automatisieren. Der Regelassistent von Microsoft Outlook bietet eine solche Möglichkeit. Mit ihm kann man beispielsweise eingehende E-Mails in eine bestimmte Ordnerstruktur verschieben oder andere Aktionen automatisch ausführen lassen, beispielsweise die Mail drucken oder per Skript weiterverarbeiten.
 

Bei den Regeln, die man mit dem Assistenten aufstellen kann, unterscheidet man zwischen client- und servergespeicherten Regeln. Servergespeicherte Regeln werden bereits auf dem Server ausgeführt, clientgespeicherte erst bei Ausführung des E-Mail-Clients. Die Einordnung einer Regel als Client- oder Serverregel erfolgt automatisch. Ein Beispiel für eine Serverregel wäre das Verschieben einer Maildatei auf dem Server, ein Beispiel für eine Clientregel das Speichern auf dem lokalen Rechner. Die Regeln werden in der Reihenfolge abgearbeitet, wie sie definiert wurden. Es kann manchmal sinnvoll sein, die Option „keine weitere Regel verwenden“ zu aktivieren, da es sonst dazu kommen kann, dass Regeln mehrfach angewandt werden.

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Für das Nutzen des Regelassistenten unter Outlook muss man ein Konto eingerichtet haben und sich in einem Order (z.B. Posteingang) befinden. Die Regeln richtet man nun folgendermaßen ein: Als erstes wählt man im Menü „Extras“ den „Regelassistent“ oder „Regeln und Benachrichtigungen“ aus und folgt dann dem Regelassistenten. Es muss ausgewählt werden, ob die Regel auf eingehende oder ausgehende E-Mails angewendet werden soll. Dann legt man die Bedingungen fest, die die E-Mail erfüllen muss, damit die Regel auf sie angewendet wird. Mehrere Bedingungen können UND- oder ODER-verknüpft werden, auch kann eine Negation genutzt werden. Als nächstes wird ausgewählt, was dann mit der E-Mail passieren soll, also die Aktion. Je nachdem, ob anfangs eingehende oder ausgehende E-Mails gewählt wurde, stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung.
 

Regeln unter Outlook können auch importiert oder exportiert werden. Dazu klickt man beim Startfenster des Regelassistenten auf „Optionen“. Jetzt können Regeln per Knopfdruck importiert/exportiert werden. Zum Deaktivieren von Regeln entfernt man die Häkchen aus den Kästen vor den Regeln. Natürlich können Regeln ebenso gelöscht, kopiert, umbenannt und geändert werden. Dazu stehen die entsprechenden Schalter im Regelmenü zur Verfügung.
 

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