Outlook-Blog

Die besten Tipps und Tricks rund um Microsoft Outlook

Wie man in Outlook 2010 Kontakte mit anderen Personen teilt (Teil 2)

Eine andere Möglichkeit, neben der Verschiebung des Kontakte-Ordners in einen öffentlichen Ordner, ist die Freigabe des Kontakte-Ordners.  Auch hier besteht die Grundidee darin, dass mehrere Personen auf denselben Kontakte-Pool zugreifen können. Beachten Sie, dass auch bei dieser Variante ein Exchange-Konto benötigt wird.

 
Für Sie von besonderem Interesse kann die Freigabe eines Kontakte-Orders sein, wenn Sie beispielsweise an einem Projekt arbeiten. So können Sie einen Ordner anlegen, in dem sich die Kontaktdaten sämtlicher für das Projekt relevanter Personen befinden. Alle Mitarbeiter können so auf diesen Ordner zugreifen und nutzen damit den gleichen Datenbestand.

Lookeen

Probleme bei der Suche Ihrer Kontakte auf Exchange Servern? Suche leicht gemacht.

Um einen Ordner freizugeben, empfiehlt es sich, zunächst einen neuen Kontakte-Ordner anzulegen. Die Freigabe des Standard-Kontakte-Ordners, der vorinstalliert ist, ist weniger sinnvoll.

 
Legen Sie daher zunächst einen neuen Kontakte-Order an. Wir werden diesen in unserem Beispiel „Peking-Kontakte“ nennen:

 

 

1. Wählen Sie unter dem Menüpunkt Folder/Ordner New Folder/Neuer Ordner aus

 

2. Geben Sie den Namen und den Speicherort des Ordners an

 

3. Der Ordner „Peking-Kontakte“ erscheint nun unter Ihrem Standard Kontakte Ordner

 

Um nun diesen Ordner freizugeben klicken Sie Ihn mit der rechten Maustaste an und wählen Share/Freigeben aus.

 
Die Freigabe wird über eine Freigabe-E-Mail realisiert, der eine Einladung zu diesem Ordner versendet wird. Geben Sie daher die Adressen der betreffenden Personen in das To/An Feld ein.

 

Falls Ihre Mitarbeiter berechtigt sein sollen, in diesem Ordner Veränderungen vorzunehmen, so aktivieren Sie bitte das entsprechende Kontrollkästchen.
Die eingetragenen Empfänger erhalten nun eine E-Mail und können auf den betreffenden Ordner zugreifen.

Unser Software-Tipp für übersichtlichere Kontakte:

Sie möchten Ihr Adressbuch von doppelten Einträgen befreien? Der Contact Dupe Manager für Microsoft® Outlook® 2002 bis 2016 von ContactGenie löst Ihr Problem. Die Software durchsucht einzelne oder mehrere Ordner in Outlook und Exchange® noch Duplikaten. Der doppelte Kontakt wird gelöscht oder in einen anderen Ordner verschoben bzw. mit einem existierenden Kontakt zusammengeführt. Zudem bietet Ihnen der Contact Dupe Manager viele weitere Möglichkeiten, Ihre Kontakte zu managen.

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