Outlook-Blog

Die besten Tipps und Tricks rund um Microsoft Outlook

Was Sie bei Signaturen beachten sollten

 
Signaturen werden vor allem im beruflichen Umfeld verwendet und sind sozusagen die Unterschrift unter einer Email. Sie enthalten meist  Informationen wie Name, Funktion und Titel, Unternehmen, Telefonnummer und so weiter.
 

Da es viel zu aufwendig wäre, diese Informationen in jeder Email neu zu tippen, kann man einen Textbaustein erstellen, der dann per Knopfdruck unter jeder ausgehenden Email hinzugefügt wird. Da diese Signatur wie Ihre Visitenkarte weitergegeben wird, sollten Sie einige Tipps beachten, um dabei nichts falsch zu machen.

Lookeen

Wie Sie schneller nach E-Mail Inhalten suchen können, erfahren Sie hier!

Rechtliche Anforderungen an Signaturen
 

Im kaufmännischen Schriftverkehr müssen seit 1.1.2007 bestimmte Angaben in einer Signatur enthalten sein:
 

  • Firmenname
  •  

  • Rechtsform
  •  

  • Ort der Niederlassung
  •  

  • Registergericht und Handelsregisternummer
  •  

  • Alle Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder
  •  

  • Wenn vorhanden Aufsichtsratvorsitzender
  •  

  • Umsatzsteuer-ID-Nummer
  •  

  • Steuernummer

 
 

Allgemeine Tipps für bessere Signaturen
 

  • Vor- und Zuname des Absenders sind natürlich Pflicht, ebenso wie Funktion und Titel. Es ist wichtig, dass der Empfänger weiß, mit wem er es zu tun hat. Auch Kontaktdaten wie Adresse und Telefonnummer dürfen nicht fehlen.
  •  

  • Nehmen Sie Ihre Email-Adresse mit in die Signatur auf! Wenn Ihre Email weitergeleitet wird, sollte auch der nächste Empfänger noch Ihre vollständigen Kontaktdaten erhalten.
  •  

  • Heutzutage dürfen auch URL und Kontaktdaten für soziale Netzwerke wie Twitter, Xing oder Facebook mit in die Signatur genommen werden.
  •  

  • Verwenden Sie einen Signaturtrenner, um den eigentlichen Text der Email von der Signatur zu trennen. Der Signaturtrenner besteht üblicherweise aus einer Zeile, in der „– “ (zwei Bindestriche und ein Leerzeichen) enthalten ist.
  •  

  • Achten Sie darauf, Ihre Signatur nicht breiter als 60 Zeichen zu machen, um Umbrüche beim Empfänger zu vermeiden.
  •  

  • Vermeiden Sie unter allen Umständen Tippfehler. Ein Textbaustein wie eine Signatur sollte in jeder Hinsicht fehlerfrei sein, um den richtigen Eindruck zu hinterlassen.

 

So könnte eine Signatur aussehen:
 

Mit freundlichen Grüßen


Max Mustermann
Abteilungsleiter Marketing
Musterstraße 3
90568 Musterstadt
Tel: 0049 814 57768
Email: max.mustermann@muster.de
Internet: www. mustermann.de

 

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

 

Diese Seite verwendet Cookies, um Ihnen einen besseren Service bereitzustellen. Durch Nutzung dieser Seite, stimmen Sie unserer Cookie-Richtlinie zu.

Ich stimme zu. x