Outlook-Blog

Die besten Tipps und Tricks rund um Microsoft Outlook

Was sind Öffentliche Ordner/Public Folders?

 
Wenn Sie den Microsoft Exchange Server beispielsweise bei der Arbeit nutzen, kennen Sie unter Umständen schon die Öffentlichen Ordner. Diese Ordner bieten eine tolle Möglichkeit, um Outlook-Features wie Kalender, Kontakte oder auch den Posteingang gemeinsam mit einem Team zu nutzen. Bereitgestellt werden können alle Outlook-Ordnerobjekte, wie z.B. Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen, Formulare, Dateien und Beiträge.

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Suche von wichtigen Outlook Elementen auf Exchange Servern erleichtern!

Vorteile von Öffentlichen Ordnern
 
Meist werden Öffentliche Ordner von Projektteams oder anderen Gruppen verwendet, die Informationen zu einem gemeinsamen Interessengebiet sammeln und einfach kommunizieren und Projekte planen möchten.

Beispielsweise kann ein Team einen Posteingang gemeinsam pflegen, sodass jeder auf die Emails des gesamten Teams und Zugriff hat. Kontakte stehen jedem Teammitglied zur Verfügung und müssen nur an einer Stelle gepflegt werden und Termine für die Gruppe müssen nur einmal eingetragen werden.
 
 

Nutzung über den Microsoft Exchange Server
 
Um Öffentliche Ordner nutzen zu können, müssen Sie mit dem Microsoft Exchange Server verbunden sein. Wenn Sie mit dem Exchange Server verbunden sind, werden Ihnen die Öffentlichen Ordner in der Ordnerstruktur von Outlook angezeigt:

 

 
Zugriffsberechtigungen
 
Normalerweise verwaltet ein Administrator oder Verantwortlicher für den Öffentlichen Ordner die Zugriffsrechte der Benutzer. Er kann festlegen, welche Teammitglieder welche Zugriffsrechte haben. So können Lese- und Bearbeitungsrechte vergeben werden, sodass nicht jedes Teammitglied auch neue Elemente hinzufügen oder vorhandene Elemente löschen darf.
 
Neuerungen der Öffentlichen Ordner im Exchange Server 2013 im Artikel Änderungen der Öffentlichen Ordner/Public Folders in Office 2013

 

Artikelbild Copyright by Stuart Miles / freedigitalphotos.net

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