Outlook-Blog

Die besten Tipps und Tricks rund um Microsoft Outlook

Suchprobleme in den Öffentlichen Ordnern mit Outlook 2013

 
Wie ich bereits vor einigen Wochen in einem Artikel über Öffentliche Ordner erwähnt hatte, gibt es in der neuen Version Outlook 2013 einige Änderungen, die den Umgang mit den Öffentlichen Ordnern etwas erschweren könnten. 

 

Bereits seit Jahren wird man das Gefühl nicht los, dass Microsoft die Öffentlichen Ordner am liebsten loswerden würde. Doch die Funktion ist einfach zu mächtig und praktisch für die Nutzer.

Lookeen

Durchsuchen von öffentlichen Ordnern in Outlook leicht gemacht!

Wenn Sie die neue Version Outlook 2013 zusammen mit Exchange 2013 ausprobiert haben, werden Sie vielleicht bemerkt haben: aus der Öffentliche Ordner-Datenbank wurde nun eine Öffentliche Ordner-Mailbox, die nicht nur die Hierarchie der Öffentlichen Ordner, sondern auch deren Inhalte speichert.
 

Praktisch ist dabei, dass der Inhalt immer aktuell ist, nur leider kann so immer nur eine Person auf die Öffentlichen Ordner zugreifen und etwas ändern. Alle anderen haben zur selben Zeit nur Leserechte.
 

Die Öffentlichen Ordner scheinen sich in vielerlei Hinsicht auf dem Weg zu einer stabileren und sichereren Struktur zu befinden, jedoch bleiben viele praktische Funktionalitäten dabei auf der Strecke, worüber sich sicher viele Nutzer ärgern werden: Beispielsweise ist es seit der Version 2013 nicht mehr möglich, die Öffentlichen Ordner mithilfe der nativen Outlook-Suchfunktion zu durchsuchen.
 

Es bleibt abzuwarten, wie die Nutzer reagieren werden. Viele Unternehmen haben große Mengen von Öffentlichen Ordnern angehäuft, die ohne die Suchfunktion sehr schwer zu verwalten sein werden.
 

Vermutlich wird der Markt für Drittanbieter an Bedeutung gewinnen, um die Umstellung auf Outlook und Exchange 2013 zu bewältigen und fehlende Funktionen zu ersetzen. Für die fehlende Suchfunktion in den Öffentlichen Ordnern bietet beispielsweise das Tool Lookeen eine Alternative. Das Tool ermöglicht die Indizierung von Ordnern und sucht verlässlich und schnell auf Ihrem gesamten Outlook-Arbeitsplatz, also in Emails, Kontakten, Terminen und sogar Anhängen.
 

Artikelbild by jscreationzs / freedigitalphotos.net

 

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