Outlook-Blog

Die besten Tipps und Tricks rund um Microsoft Outlook

Wofür Öffentliche Ordner genutzt werden können

Sicher kennen Sie Öffentliche Ordner/Public Folders als zentrale Ablagen für Emails, doch die praktischen Austauschordner sind auch für viele weitere Zwecke nutzbar. Öffentliche Ordner sind deshalb so beliebt, weil sie eine einfache Plattform bieten, um auf einem Exchange Server Daten zu verwalten und auszutauschen, während mehrere Personen darauf Zugriff haben.

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Wie Sie E-Mails auf dem Exchange Server schneller finden, erfahren Sie hier!

Hier nun einige Beispiele, wofür Öffentliche Ordner nützlich sein können:
 

Adresslisten
 

Besonders in Firmen ist es sehr nützlich, alle Kunden- und Lieferantenkontakte und deren Adressen in einem Ordner zu verwalten, auf den viele Personen zugreifen können. Dabei kann festgelegt werden, ob alle Kollegen oder nur ein ausgewählter Personenkreis auf alle Kontakte zugreifen können.

So haben alle Kollegen einen wirklich „privaten“ Kontakteordner in Ihrem Postfach und alle Firmenkontakte liegen in einem öffentlichen Ordner.
 
 

Email- und Fax-Sammelstellen
 

Jeder öffentliche Ordner besitzt eine eigene Mailadresse. Indem man anonyme Email-Konten einrichtet, kann der öffentliche Ordner so als zentrale Email- und auch Fax-Annahmestelle funktionieren. Über eine Email-Weiterleitung können Sie so Emails und Faxe, die für eine große Gruppe von Personen wichtig sind, direkt an den öffentlichen Ordner senden lassen.
 

Verwendet werden solche anonymen Email-Adressen häufig als Info-Adressen oder Supportadressen von Unternehmen, wie z.B. info@müller-ag.de. So können viele Personen die eingehenden Mails sehen und diejenige Person antworten, die für den jeweiligen Fall zuständig ist.
 

Umgeleitet werden häufig auch Systemmeldungen von Virenscannern, Proxyservern, Firewall etc., die von allen Nutzern gesehen und an einer Stelle bearbeitet werden sollen.
 

Über Kennzeichnungen im Ordner ist klar ersichtlich, welche Meldungen schon bearbeitet wurden und welche nicht. Rechtevergaben stellen sicher, dass nur berechtigte Personen die Emails lesen können.
 
 

Projektplanung
 
Erstellen Sie einen neuen Ordner vom Typ Aufgaben in der öffentlichen Ordnerstruktur. Darin können Sie nun Personen hinzufügen und gemeinsam Aufgaben anlegen oder bearbeiten. Hinweise und Arbeitsinformationen können hier abgelegt werden und Kollegen haben von überall aus Zugriff auf die aktuellen Projektinfos.
 

Leider ist es nicht möglich, Zuständigkeiten direkt in der Aufgabe festzulegen; Sie können jedoch mit Kategorien arbeiten. Auch eine Erinnerungsfunktion kann lediglich über EventSkripte hinzugefügt werden.

 

 

Artikelbild Copyright by Michal Marcol / freedigitalphotos.net

 


			

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