Outlook Blog

Vor dem NSA-Skandal haben wahrscheinlich die Wenigsten gedacht, dass E-Mails mit möglicherweise wichtigen und vertraulichen Daten, die wir täglich über das Internet versenden, ausspioniert werden könnten. Doch genau das ist der Fall.

Deshalb ist es heutzutage umso wichtiger, vor allem in der Geschäftskommunikation, aber auch im Privaten, die Möglichkeit der E-Mail-Verschlüsselung zu nutzen. Microsoft Outlook hat eine integrierte Funktion, mit der E-Mails verschlüsselt versendet werden können.

Die Outlook-Verschlüsselung ist kryptografisch, nicht passwort-basiert. Das bedeutet, dass jeder, der die Verschlüsselungsoption in Outlook nutzen will, ein digitales Zertifikat braucht. Auch der Empfänger muss über ein solches Zertifikat verfügen, um die E-Mails entschlüsseln zu können.

 

Ein Zertifikat beantragen, um Ihre E-Mails zu verschlüsseln

 

Um herauszufinden welches Zertifikat für Sie das richtige ist, sollten Sie zuvor Ihre eigenen Bedürfnisse identifizieren und die unterschiedlichen Anbieter vergleichen.

 

Folgende Schritte müssen Sie vornehmen, um ein Zertifikat in Outlook zu integrieren und Ihre E-Mails verschlüsselt zu versenden zu können:

1. Gehen Sie auf Datei und wählen Sie die Optionen.
2. Markieren Sie das Trust Center Sicherheitscenter und klicken Sie auf Einstellungen für das Trust Center bzw. Sicherheitscenter.
3. In dem neuen Fenster gehen Sie auf das Register E-Mail-Sicherheit und klicken Sie unter Digitale IDs (Zertifikate) auf Digitale ID anfordern. Klicken Sie auf S/Mime-Zertifikat von externer Zertifizierungsstelle anfordern.
4. Eine Microsoft Office Webseite öffnet sich. Wählen Sie eine Zertifizierungsstelle aus und beantragen Sie online eine Kennung unter Ihrem Namen für Ihre E-Mail-Adresse.
5. Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse wie in der Nachricht angegeben.
6. Das Zertifikat wird heruntergeladen. Richten Sie es entsprechend der Anweisungen ein.

 

Kontakten Ihr Zertifikat zukommen lassen

 

Um dem Kontakt ihrer E-Mail Ihr Zertifikat zukommen zu lassen, müssen Sie diesem eine signierte Nachricht schicken. Bitte beachten Sie, dass eine digital signierte E-Mail nicht dasselbe ist wie eine E-Mail mit einer Signatur, also einer automatisch angehängten Unterschrift in ausgehenden Nachrichten. Eine digitale Signatur enthält Ihr Zertifikat und einen öffentlichen Schlüssel, mit dem dann verschlüsselte E-Mails entschlüsselt werden können. Verschicken Sie eine E-Mail mit Signatur, stellt diese außerdem sicher, dass Sie die E-Mail tatsächlich selbst geschrieben haben und diese nicht nachträglich verändert wurde. Es verhindert allerdings nicht, dass E-Mails unter Umständen mitgelesen werden.

Öffnen Sie einfach eine neue E-Mail-Nachricht und klicken auf Optionen. Dann wählen Sie den Befehl Signieren. Sie können aber auch standardmäßig alle Ihre ausgehenden E-Mails signieren.

So gehen Sie dazu vor:

1. Öffnen Sie das Trust Center über Datei und Optionen. Öffnen Sie im Menü die Extras und dort klicken Sie auf E-Mail-Sicherheit.
2. Unter Verschlüsselte E-Mail setzen Sie ein Häkchen in das Kästchen Nachrichten digitale Signatur hinzufügen.
3. Aktivieren Sie gegebenenfalls auch die Option Signierte Nachrichten als Klartext senden, damit auch Empfänger ohne S/MIME-Sicherheit Ihre Nachrichten lesen können.
4. Klicken Sie zweimal auf OK.

 

Ein Zertifikat zu einem Kontakteintrag hinzufügen

 

Als Erstes sollten Sie die Signatur einer empfangenen Mail überprüfen. Klicken Sie dazu in der Nachricht auf das Signatur-Symbol (ein kleines rotes Siegel). Es öffnet sich ein Fenster mit Informationen, zum Beispiel über die Gültigkeit.

Nun können Sie das Zertifikat des Senders zu den Kontaktdaten hinzufügen.

1. Öffnen Sie dazu die Nachricht und rechtsklicken Sie auf den Namen des Kontaktes im Feld Von. Im Kontextmenü wählen Sie Zu Outlook-Kontakten hinzufügen.
2. Liegt bereits ein Eintrag zu dieser Person vor, wählen Sie einfach Mehrfach vorhandener Kontakt und darunter die Option Information des ausgewählten Kontakts aktualisieren. Eine Sicherungskopie wird im Ordner „Gelöschte Objekte“ gespeichert.

Nun werden das Zertifikat und der öffentliche Schlüssel in den Kontaktdaten gespeichert und Sie können verschlüsselte Nachrichten an diese Person schicken oder von ihr erhalten. Outlook entschlüsselt diese dann automatisch. Dass eine Mail verschlüsselt ist, erkennen Sie an dem kleinen Schloss-Symbol.

Die Verschlüsselung einer E-Mail bedeutet, dass nur der Empfänger die Nachricht entschlüsseln und lesen kann, niemand sonst.

 

Nun da Sie ein Zertifikat eingerichtet und eine digitale ID erhalten haben, können Sie ganz einfach verschlüsselte Nachrichten verschicken, wenn auch der Empfänger über ein entsprechendes Zertifikat verfügt.

 

 

Verschlüsseln einzelner Nachrichten in Outlook 2007

 

Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht. Gehen Sie auf Optionen und dort auf Nachrichteninhalte und Anlagen verschlüsseln.

Falls diese Schaltfläche nicht angezeigt wird, können Sie sie auch in den Optionen unten rechts auf das Startprogramm klicken. Öffnen Sie dort das Dialogfeld Nachrichtenoptionen und klicken Sie auf Sicherheitseinstellungen. Unter den Sicherheitseigenschaften finden Sie die Schaltfläche Nachrichteninhalte und Anlagen verschlüsseln. Klicken Sie auf OK.

 

Nun können Sie die Nachricht wie gewohnt verfassen und absenden.

 

 

Verschlüsseln aller Nachrichten in Outlook 2007

 

Sie können auch alle ausgehenden Mails standardmäßig verschlüsseln lassen. Wenn Sie diese Einstellung vornehmen, können Sie trotzdem wie gewohnt E-Mails schreiben und senden. Die Empfänger müssen aber alle Ihre digitale ID haben, um Ihre Nachrichten zu entschlüsseln.

 

So gehen Sie vor, wenn Sie Ihre Mails in Outlook 2007 standardmäßig verschlüsseln wollen:

1. Öffnen Sie über Extras das Vertrauensstellungscenter. Klicken Sie dort auf E-Mail-Sicherheit.
2. Setzen Sie unter Verschlüsselte Nachrichten ein Häkchen in das Kästchen bei Nachrichten und Anlagen verschlüsseln.
3. Klicken Sie zweimal auf OK.

Damit der Empfänger Ihrer Nachricht diese entschlüsseln kann, müssen Sie aber zunächst Ihre Zertifikate austauschen.

 

 

Verschlüsseln einzelner Nachrichten in Outlook 2010/2013

 

In einer geöffneten E-Mail-Nachricht klicken Sie auf Weitere Optionen und wählen dort die Nachrichtenoptionen. Haken Sie in den Sicherheitseinstellungen das Kontrollkästchen bei Nachrichten und Anlagen verschlüsseln an.

Verfassen und senden Sie die Nachricht.

 

Verschlüsseln aller Nachrichten in Outlook 2010/2013

 

Das Verschlüsseln aller E-Mails in Outlook 2010 funktioniert so:

1. Klicken Sie auf Datei.
2. Wählen Sie die Optionen aus und gehen Sie dort auf das Sicherheitscenter (2010) Trust Center (2013).
3. Im Sicherheitscenter gehen Sie auf die Einstellungen.
4. In der Registerkarte E-Mail-Sicherheit setzen Sie unter Verschlüsselte Nachrichten ein Häkchen bei Inhalt und Anlagen für ausgehende Nachrichten verschlüsseln.

 

Dateianhänge mit einem Passwort verschlüsseln

 

Eine etwas einfachere Methode, um vertrauliche E-Mail-Anhänge zu verschlüsseln, ist ein Passwort einzurichten. So können Sie Word-Dokumente mit einem Passwort-Schutz versehen.

 

Office 2007:

Klicken Sie auf den Office-Button und öffnen Sie das Register Vorbereiten. Wählen Sie Dokument verschlüsseln. Geben Sie das Passwort zweimal ein.

 

Office 2010/2013:

Klicken Sie in dem geöffneten Dokument auf Datei. Im Reiter Informationen klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument schützen. Dann wählen Sie den Befehl Mit Kennwort verschlüsseln. Nun werden Sie aufgefordert das Passwort zweimal einzugeben.

 

Möchten Sie mehrere Dateien auf einmal verschlüsseln, bietet sich auch ein passwortgeschütztes Zip-Archiv an.

Nun müssen Sie dem Empfänger noch das Passwort mitteilen, damit dieser die Datei öffnen kann. Tun Sie das am besten per Telefon oder schicken Sie eine separate E-Mail an eine andere E-Mail-Adresse.