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Ordnung ist das halbe Leben, das gilt auch für die digitale Welt. Ordnung können Sie in Outlook 2016 mit einem Archiv schaffen, in dem Sie bearbeitete und gelesene Mails speichern. Wie Sie in Outlook 2016 eine Archivdatei erstellen können, lesen Sie in diesem Artikel.

 

Schnelle Archivierung in Outlook 2016 mit nur einem Klick

 

In Outlook 2016 gibt es einen Button für eine schnelle Archivierung Ihrer Mails, die sie zwar für den Moment nicht mehr brauchen, aber dennoch in Ihrem Outlook 2016-Postfach behalten möchten. Sie finden den Button auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Löschen. Wenn Sie in Outlook 2016 noch keinen Archivordner angelegt haben, werden Sie aufgefordert dies zu tun. Klicken Sie dazu einfach auf Archivordner erstellen. Dieser wird auch in die Outlook-Suche eingebunden.

 

Durch das Verschieben von E-Mails in den Archivordner wird allerdings das Postfach in Outlook 2016 nicht entlastet, da es sich nur um einen Unterordner handelt. Sie können E-Mails aber auch durch das Anlegen einer Outlook-Datendatei archivieren. Wie das funktioniert, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

 

Eine Archivdatei in Outlook 2016 anlegen

 

Das Exportieren einer PST-Datei (PST = Personal Store) hat den Vorteil, dass einerseits Ihr Postfach entlastet wird, andererseits legen Sie damit auch gleichzeitig ein Backup Ihrer Daten an.

Mit folgenden Schritten richten Sie ein Archiv in Outlook 2016 ein:

 

1. Öffnen Sie oben rechts auf den Reiter Datei.

 

2. Klicken Sie auf Öffnen und Exportieren.

 

3. Wählen Sie aus dem Menü Importieren/Exportieren.

 

 

4. Im Import/Export-Assistenten wählen Sie die Aktion In Datei exportieren. Klicken Sie auf Weiter.

 

5. Als Dateitypen geben Sie Outlook-Datendatei (.pst) Dann klicken Sie Weiter.

 

6. Nun können Sie wählen, was Sie genau exportieren möchten, zum Beispiel das gesamte Postfach oder nur einen bestimmten Ordner. Sie können nun beispielsweise nur Ihren Archivordner exportieren. Setzen Sie ein Häkchen bei Unterordner einbeziehen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Weiter.

 

7. Wählen Sie den Speicherort und Dateinamen.

 

8. Nun können Sie noch ein Optionales Kennwort hinzufügen. (Vorsicht, sollten Sie dieses vergessen, kann die Archivdatei nicht mehr wiederhergestellt werden.)

 

Beachten Sie, dass eine Outlook-Datendatei (PST) lokal auf einem Computer gespeichert und nur dort verfügbar ist und somit der Zugriff darauf von anderen Geräten nicht möglich ist.

 

Haben Sie bereits eine Archivdatei angelegt und möchten diese wieder in Outlook 2016 einbinden?

 

Eine PST-Datei wieder in Outlook 2016 importieren

 

Mit folgenden Schritten binden Sie eine Outlook-Datendatei wieder in Outlook 2016 ein:

 

1. Öffnen Sie die Registerkarte Datei.

 

2. Klicken Sie auf Öffnen und Exportieren in der Menüleiste rechts.

 

3. Wählen Sie dann Importieren/Exportieren.

 

4. Es öffnet sich der Import/Export-Assistent: Klicken Sie auf den Menüpunkt Aus anderen Programmen oder Dateien importieren und dann auf Weiter.

 

5. Wählen Sie den Dateityp Outlook-Datendatei (.pst). Bestätigen Sie mit Weiter.

 

Im nächsten Schritt müssen Sie wählen, wie mit Duplikaten umgegangen werden soll. Lesen Sie zunächst, was Sie dabei beachten sollten.

 

Soll die Datendatei in einen völlig leeren Zielordner oder ein neu angelegtes Profil in Outlook 2016 importiert werden, spielt es keine Rolle, ob Duplikate ersetzt werden sollen oder nicht. Möchten Sie aber die Daten in ein vorhandenes Outlook 2016-Postfach bzw. einen vorhandenen Ordner einbinden, gibt es mehrere Optionen:

a) Duplikate durch importierte Elemente ersetzen: Die voreingestellte Auswahl bewirkt, dass die in der Regel neueren Datensätze im Zielordner eventuell durch die älteren Informationen der PST-Datei überschrieben werden.

 

b) Erstellen von Duplikaten zulassen: Dies führt unter Umständen dazu, dass viele Datensätze dann doppelt vorhanden sind und Sie diese gegebenenfalls von Hand löschen müssen.

 

c) Keine Duplikate importieren: Durch diese Funktion werden doppelte Datensätze aus der PST-Datei nicht berücksichtigt, die bereits existierenden Informationen im Zielordner bleiben bestehen.

 

6. Klicken Sie auf Duchsuchen, um nach der Datendatei zu suchen, die Sie wieder in Outlook 2016 importieren möchten. Wählen Sie aus den Optionen für die Duplikate die passende Einstellung und klicken Sie auf Weiter.

 

7. Klicken Sie auf den Ordner Fertig stellen, wenn Sie Ihre gewünschten Einstellungen unternommen haben.

 

Je nach Größe der PST-Datei kann es eine Weile dauern, bis alle archivierten E-Mails wieder in Outlook 2016 eingebunden sind.