Outlook-Blog

Die besten Tipps und Tricks rund um Microsoft Outlook

Do-it-yourself – Selbsthilfe bei den häufigsten Outlook Problemen

 

Microsoft Outlook ist einer der beliebtesten E-Mail-Clients sowohl im beruflichen, als auch zunehmend im privaten Umfeld. Dem User wird eine Vielzahl von Features und Möglichkeiten geboten, die tägliche Flut an elektronischer Post zu bewältigen. Dabei steht schon längst nicht mehr nur das Empfangen und Versenden von E-Mails im Vordergrund. Features wie Kalender- und Aufgabenfunktion, Adressverwaltung, To-Do-Listen, Verteilerlisten und Notizfunktionen machen Outlook zu einem modernen Kommunikationsmanager.
So allgegenwärtig wie die Vorteile die, die Nutzung von Outlook mit sich bringt, sind auch die Klagen der Anwender über komplizierte Funktionalitäten.

 

Doch Outlook-Frust muss garnicht erst entstehen. Den durch Zusatztool und einfache Systemanpassungen werden Fehler schnellstmöglich behoben und Outlook arbeitet zuverlässig.

 

Mit den folgenden Tipps und AddIns können Sie ihr Outlook schneller, stabiler und komfortabler machen. Alle Anleitungen beziehen sich auf Outlook 2007. In vielen Funktionen stimmen die Funktionalitäten jedoch mit älteren Versionen überein.

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Tipps für ein besseres Outlook
 
Mehr Schnelligkeit für Outlook

 

Problem: Outlook ist langsam, der Ladevorgang dauert lange und beim Verschicken und Empfangen von E-Mails arbeitet Outlook zu schwerfällig.

 

Lösung: Der Ansatzpunkt für dieses Problem ist die PST-Datei. Die PST-Datei muss zunächst einmal regelmäßig bereinigt werden. Zudem ist es ratsam die aktuellen Patches aus den Windows-Updates zu installieren.

 

Die Erfahrung hat ebenfalls gezeigt, dass Fax-Services von Windows XP Outlook bremsen können. Daher sollte dieses Feature, falls es nicht genutzt wird, entfernt werden. Dies kann man über Systemsteuerung/Software/Windows-Komponente hinzufügen-entfernen/Faxdienste einstellen.
Das Gleiche gilt für den Business Content Manager. Dieser lässt sich auf die gleiche Weise deinstallieren. Zusätzlich sollte man immer seine RSS-Feeds kontrollieren. RSS-Dienste die nicht benötigt werden belasten Outlook zusätzlich und sollten abbestellt werden. Über Extras/Account-Einstellungen/RSS-Feeds können Sie die betreffenden Feeds ausschalten.

 

 

Instabilität des Systems vermeiden

 

Problem: Durch das häufige Empfangen und Versenden von Anhängen wächst die PST-Datei stetig an, da alle diese Vorgänge dort abgespeichert werden.

 

Lösung: Zunächst sollte man Mails mit besonders großen Datenmengen identifiziert und überflüssige Dateien löschen. Diese „großen“ Nachrichten findet man unter „Suchordner“. Dort werden alle Mails die größer als 100 KB sind gespeichert.

 

Falls die Anhänge noch benötigt werden, speichern Sie diese auf der Festplatte. Danach können Sie die E-Mail wieder öffnen und den Anhang daraus löschen. Auch das Durchforsten des Outlook Papierkorbes kann die Größe der PST-Datei verringern. Dazu wählt man in Outlook Extras/Postfach aufräumen/Postfachgröße anzeigen. Es werden jetzt alle Ordner, entsprechend ihrer Größe aufgelistet. Ordner die besonders große Datenmengen enthalten können Sie so identifizieren und anschließend nicht benötigte Mails daraus löschen.
Nachdem Sie alle diese Lösungsansätze befolgt haben, muss die PST-Datei selber immer noch von unnötigen Daten befreit werden. Um die PST-Datei nun zu verkleinern muss sie komprimiert werden. Via Datei/Datendateiverwaltung öffnet man in Outlook per Doppelklick die „Persönliche Ordner“ und klickt den Menüpunkt „Jetzt komprimieren“ an.

 

 

Problematische AddIns belasten das System zusätzlich

 

Problem: Outlook stürzt ständig ab

 

Lösung: AddIns verursachen häufig Abstürze des Systems, besonders dann wenn eine Kombination verschiedener AddIns angewandt wird. Um herauszufinden welches Zusatztool die Outlook-Crashes herbeiführt, sollte Outlook zunächst im abgesicherten Modus gestartet werden. Dazu muss die ausführbare Datei Outlook.exe in der Komando-Zeile gestartet werden: Start/Ausführen.

 

Outlook startet man im abgesicherten Modus mit dem Befehl Outlook.exe/safe. Die Outlook.exe Datei liegt üblicherweise auf dem Pfad C:ProgrammeMicrosoft OfficeOffice 12.
Nachdem Outlook im abgesicherten Modus läuft müssen Sie nun Schritt für Schritt herausfinden welches AddIn Outlook behindert. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

 

1. Herausfinden welche AddIns überhaupt installiert sind

 

2. Eine Liste der AddIns findet sich unter Extras/Vertrauenscenter/AddIns

 

3. Nun werden alle AddIns angezeigt, sortiert nach „Aktive Anwendungs-Add-ins“, „Installierte Anwendungs-Add-ins“ und „Deaktivierte Anwendungs-Add-ins“.

 

4. Nun ist Geduld gefragt, denn auf den ersten Blick ist nicht zu erkennen welches AddIn die Probleme verursacht. Deaktivieren Sie „verdächtige“ AddIns indem Sie das Häkchen, welches vor aktiven AddIns zu sehen ist entfernen. Bestätigen sie mit OK, beenden daraufhin Outlook und starten es im normalen Modus noch einmal. Läuft das Programm ohne Probleme, haben Sie die Ursache des Problems gefunden. Falls weiterhin Probleme mit Outlook auftreten müssen Sie die Schritte 2.-4. wiederholen, bis die betreffenden AddIns identifiziert und deaktiviert wurden.

 

 

Verbesserte Outlook-Leistung mit den „richtigen“ AddIns

 

Es gibt eine Vielzahl an Zusatz-Tools für Outlook. Nicht jedes ist jedoch hilfreich und belastet gleichzeitig nicht die Leistung von Outlook. Damit Sie Ihrem Outlook wirklich auf die Sprünge helfen und es nicht durch die Kombination verschiedener AddIns lahm legen, haben wir hier einige AddIn-Vorschläge für Sie aufgelistet:

 

OL-Fix: Freeware Hilfsprogramm, welches defekte Outlook-Profile, Kantaktverknüpfungen sowie Links repariert. OL-Fix hilft, wenn Outlook nicht mehr startet, langsam geworden ist oder andere Fehler vermehrt auftreten.

 

Kontakt-Scanner: Kostenpflichtige Erweiterung für Outlook vom TVG-Verlag. Der Kontakt-Scanner erkennt automatisch alle Kontaktinformationen in eingehenden E-Mails wie z. B. Name, Telefonnummer, Faxnummer, Straße, PLZ, Ort, E-Mail- und Website-Adresse und überträgt diese dann auf Wunsch selbständig in die Kontaktdatenbank. Dabei gleicht das Tool bereits bestehende Angaben mit neuen Informationen ab.

 

Xobni: Freeware Programm, welches das Finden von E-Mails, Informationen und Kontaktdaten ungemein vereinfacht. Xobni installiert sich als Sidebar in Outlook und stellt Informationen über den Absender einer E-Mail, einen Konversationsverlauf und eine Liste aller Dateien die mit dem Kontakt ausgetauscht wurden dar. Es ist auch möglich sich zusätzlich Telefonnummern und weitere Kontaktinformationen anzeigen zu lassen.

 

MOSA: Von Microsoft kostenlos zur Verfügung gestelltes AddIn, mit dem es möglich ist SMS-Textnachrichten mit Outlook 2003 und 2007 über die meisten GSM-Mobiltelefone zu versenden, sofern diese mit dem Computer über Infrarot, Bluetooth oder USB verbunden sind. Die SMS-Texte werden in ein Outlook Formular eingegeben und an das Mobiltelefon gesendet.

 

Kopf Outlook Attachment Remover: Freeware Tool, das Anhänge auf der lokalen Festplatte sichert und diese in der E-Mail durch Links die zum original Dokument führen ersetzt. Bei Bedarf kann das Tool automatisch sämtliche Ordner durchsuchen.

 

 

Outlook-Tuning einfach und schnell?

 

Leider gibt es nicht DIE Lösung für alle Outlook Probleme! Es gibt jedoch eine Kombination einiger Faktoren, die wenn sie von den Usern beachtet werden, die Arbeit mit Outlook erheblich erleichtern.
Grundsätzlich sollten Outlook User immer auf folgende Faktoren im Umgang mit Outlook achten:

 

– Überwachung und regelmäßige Bereinigung der PST-Datei.

 

– Nutzen Sie die Windows Updates und installieren sie die bereitgestellten Patches.

 

– Features die nicht benötigt werden wie beispielsweise Fax Services, RSS-Feeds oder der MS Content Manager, sollten zu Gunsten der Outlook-Systemstabilität abgeschaltet werden.

 

– Anhänge mit großen Datenmengen sollten besser zentral auf der Festplatte gespeichert, als in den persönlichen Outlook Ordnern gelagert werden, da diese Datenmengen die Funktion der PST-Datei ebenfalls behindern.

 

– Ungenutzte oder überflüssige AddIns deinstallieren! Kombinationen verschiedener Zusatztools können zur Unstabilität des Systems beitragen.

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