Outlook-Blog

Die besten Tipps und Tricks rund um Microsoft Outlook

Wozu Email-Archivierung?

 
Was ist eigentlich Email-Archivierung und wozu braucht man das? Googelt man das Wort, bietet Wikipedia diese Definition: E-Mail-Archivierung ist eine eigenständige Bezeichnung für eine langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten.

Lookeen

Suche nach archivierten E-Mail Nachrichten in Outlook erleichtern!

Private Nutzer
 

Besonders als private Nutzer fragen Sie sich vielleicht, wozu Sie Ihre Emails archivieren sollten? Naja, Sie müssen selbst entscheiden, ob das notwendig ist. Je nachdem, wie organisiert Sie sind und wie systematisch Sie Ihre Emailkonten ordnen, benötigen Sie unter Umständen wirklich keine Email-Archivierung.
 

Wenn Sie jedoch häufig ein Chaos in Ihrem Postfach feststellen, sollten Sie sich überlegen, Ihre Emails nicht doch zu archivieren. Wenn Sie nach Monaten die Rechnung für einen Handwerker noch einmal benötigen, was tun Sie dann? Wenn Sie Ihre Emails regelmäßig archivieren, finden Sie die gewünschte Email mit ein paar Mausklicks.
 
 

Unternehmen
 

In Unternehmen ist der Sinn einer Email-Archivierung schneller ersichtlich. Die einfache Suche älterer Emails im Archiv ist hier viel häufiger notwendig. Nicht nur, um Verhandlungen mit Kunden eventuell später noch einmal nachvollziehen zu können, sondern auch, um Emails nicht jedes Mal neu schreiben zu müssen. Sie suchen die Email im Archiv, adressieren Sie neu und schicken Sie ab. Fertig.
 

So wird die Email-Archivierung zum Dokumenten-Management-System.

 

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