Outlook-Blog

Die besten Tipps und Tricks rund um Microsoft Outlook

Die E-Mail-Signatur als Aushängeschild – so nutzen Sie sie für Ihre Marketing-Zwecke

Werbefachleute erschließen immer wieder neue Wege Marketing zu betreiben und Werbebotschaften hinaus in die Welt zu senden. Es war nur eine Frage der Zeit bis im klassischen E-Mail-Marketing die Möglichkeiten der Signatur entdeckt wurden. Fragen Sie sich nur mal selbst, wie viele E-Mails Sie täglich verschicken; wie viele sind es in einer Woche?

Jedes Unternehmen kommuniziert heutzutage über E-Mail, eine Signatur ist dabei zwingend notwendig. Sie unterstreicht die Professionalität Ihres Unternehmens, ist Teil der Unternehmensidentität, birgt aber auch aus Sicht des Marketings ein riesiges Potenzial, vor allem, wenn Sie regelmäßigen und intensiven Kontakt zu Ihren Kunden oder Partnern haben.

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In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile und Möglichkeiten die E-Mail-Signatur aus Marketing-Sicht bietet und worauf Sie unbedingt achten sollten, wenn Sie dieses Potenzial nutzen wollen.

 

Eine E-Mail-Signatur in Outlook hinzufügen

 

Zunächst müssen Sie natürlich wissen, wie Sie in Outlook automatisch eine Signatur zu Ihren ausgehenden Mails hinzufügen können.

  1. Gehen Sie dazu auf den Reiter Datei und klicken auf die Optionen.
  2. Wählen Sie den Menüpunkt E-Mail und klicken Sie auf den Button Signaturen.
  3. Fügen Sie eine Signatur hinzu, indem Sie auf Neu
  4. Wählen Sie einen Namen für Ihre Signatur.

Tipp: In Antworten und Weiterleitungen genügt manchmal eine verkürzte Version der Signatur, damit die E-Mail-Kette nicht unendlich lang und unübersichtlich wird. Außerdem wirkt eine verkürzte Signatur weniger aufdringlich, dient aber trotzdem als Erinnerung. Legen Sie einfach eine solche kürzere Version unter einem anderen Namen an und wählen Sie diese unter dem Punkt Standardsignatur auswählen > Antworten/Weiterleitungen aus.

 

Erstellen Sie eine Visitenkarte in Outlook

 

Die wichtigsten Inhalte einer E-Mail-Signatur können Sie in einer digitalen Visitenkarte in Outlook speichern. Dazu öffnen Sie in Outlook die Kontakte. Oben links finden Sie den Button Neuer Kontakt. Nun legen Sie sich selbst als Kontakt mit allen wichtigen Informationen an. Sie können auch ein Bild hinzufügen. Dann speichern Sie Ihre Visitenkarte.

Sie können Ihre digitale Visitenkarte in einem gewissen Rahmen individuell gestalten. Dazu öffnen Sie wieder die Kontakte und doppelklicken auf Ihre Visitenkarte. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie beispielsweise Ausrichtung und Größe des Bildes oder die Hintergrundfarbe festlegen können.

Sind Sie zufrieden mit Ihrer Visitenkarte, öffnen Sie nun die Einstellungen für die Signatur. Über die Schaltfläche über dem Textfeld können Sie auch Ihre Visitenkarte, sowie Bilder oder Links in Ihre Signatur einfügen.

 

Zeigen Sie Ihre Professionalität

 

E-Mail-Signaturen sind heutzutage Bestandteil jeder geschäftlichen E-Mail-Konversation und vermitteln einen professionellen Eindruck. Sie sollte den Namen und eventuell Ihr Foto, den Namen des Unternehmens, die Position, gegebenenfalls die Abteilung, einen Link auf die Homepage sowie die Kontaktmöglichkeiten beinhalten. Diese Inhalte beschreiben, wer Sie sind, für wen Sie arbeiten und was Sie tun. Aber das sind längst nicht alle Informationen, die Sie in Ihre Signatur einfügen können, um potenzielle Kunden zu erreichen. Ein paar Vorschläge:

 

  • Social-Media-Buttons und -Inhalte
  • Banner und Logos, die über Ihre Marketing-Kampagnen informieren
  • Anzeigen zu einem neuen Produkt/Service/Blogartikel
  • Informationen zu bevorstehenden Events/Webinaren/Konferenzen/Messen
  • Informationen zu Geschäftspartnern und Projekten
  • Erfolgsgeschichten, Zitate von zufriedenen Kunden
  • Zertifikate, Auszeichnungen oder Preise, die Sie erhalten haben
  • Unternehmenskultur, Non-Profit-Aktivitäten, Job-Angebote
  • Hinweise zu rechtlichen Änderungen
  • Videos, zum Beispiel ein kurzes Unternehmensporträt

 

Die größten Vorteile des E-Mail-Signatur-Marketings

 

Eine gut gemachte, interessante Signatur kann einen Kaufanreiz schaffen und verursacht dabei kaum Kosten. Signaturen bieten viele Möglichkeiten auf sich und Ihr Produkt/Ihren Service aufmerksam zu machen. Einer der größten Vorteile ist dabei, dass die Signatur nicht als Spam wahrgenommen wird. Der vordergründige Zweck Ihrer E-Mail ist schließlich nicht die Werbung, sondern die Kommunikation.

 

Sie erreichen Ihre Zielgruppe

 

Eine personalisierte Signatur stärkt nicht nur die Identifikation Ihrer Mitarbeiter mit ihrem Arbeitgeber. Sie können damit auch Ihre Zielgruppe präzise ansprechen und relevante, leicht zu verarbeitende Information verbreiten, indem Sie Ihre Signatur gezielt an eine bestimmte Gruppe von Rezipienten anpassen. Potenzielle Kunden müssen sich nicht lange und ausführlich mit Ihrer Homepage beschäftigen, sondern können im besten Fall schon anhand Ihrer Signatur entscheiden, ob Ihr Produkt oder Service ihnen von Nutzen sein könnte oder nicht. Dies führt zu einer effektiveren und vertrauensvolleren Kommunikation und  kann die Entscheidung über eine Zusammenarbeit positiv beeinflussen.

 

Sie generieren Traffic

 

Sie sind auf den gängigen Social-Media-Plattformen aktiv oder Sie betreiben einen Blog? Binden Sie Social-Media-Buttons und Links in Ihre Signatur ein. Das ist ein einfacher und smarter Weg neue Besucher zu gewinnen und Klicks, Shares, Follower oder Likes zu generieren. Sie zeigen damit, dass Ihr Unternehmen dynamisch und vital ist.

Dadurch gewinnen Sie nicht nur neue Kunden, Sie binden auch Bestandskunden an sich.

 

Sie machen auf sich und Ihre Leistungen aufmerksam

 

Sie haben für Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung eine Auszeichnung erhalten und möchten diese wirksam präsentieren? Sie haben einen namhaften Geschäftspartner? Nutzen Sie das positive Image und fügen Sie einfach ein Logo des Partners oder das Zertifikat über die Auszeichnung in Ihre Signatur ein und machen Sie auf Ihre Erfolge aufmerksam.

 

Worauf Sie achten sollten

 

Werbeinhalte in E-Mail-Signaturen können Türöffner sein, sie können aber beim Empfänger auch einen unguten Beigeschmack hinterlassen. Um dies zu vermeiden, sorgen Sie für firmenübergreifende, einheitliche bzw. auf die Abteilungen abgestimmte Signaturen. Lassen Sie die Signaturen von einer Person mit den entsprechenden Kenntnissen einrichten, damit Bilder, Banner etc. in der Signatur auch beim Leser richtig dargestellt und nicht unschön verzerrt werden. Überladen Sie Ihre E-Mail-Signatur nicht, bleiben Sie in einem angemessenen Rahmen. Verwenden Sie kurze Links oder hinterlegen Sie Links. Informieren Sie sich über die rechtliche Lage zu Werbeinhalten in der E-Mail-Signatur und halten Sie sich darüber auf dem Laufenden.

 

Diesen Artikel finden Sie im Original hier von Code Two.

 

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