Outlook Blog

Bei häufiger Verwendung von E-Mail-Nachrichtenverkehr werden Sie schon festgestellt haben, dass einige Elemente innerhalb einer E-Mail sich immer wiederholen. Dazu gehört beispielsweise die Begrüßungszeile, die Schlusszeile und die Signatur am Ende der E-Mail. In bestimmten Fällen kann sogar im Inhaltsteil der E-Mail ein Textbaustein sich ständig wiederholen. Ein Beispiel dafür ist eine Bewerbungsmail, in der nur bestimmte Schlüsselwörter ausgetauscht werden müssten, wenn man sich bei mehreren unterschiedlichen Firmen bewirbt.
Outlook bringt für solche Fälle Schnellbausteine oder auch Textbausteine mit, um dem Anwender unnötige Schreibarbeit abzunehmen.

Übrigens finden sich auch einige hilfreiche Tools, die die Arbeit mit Textbausteinen erleichtern und sie auch auf dem ganzen Desktop möglich machen. Mir fällt z.B. das Tool PhraseExpress ein, das für die Textbausteinverwaltung super funktioniert und für Privatanwender sogar gratis ist.

Unser Software-Tipp für Textbausteine in all ihren Programmen:

Die Schnellbausteine von Outlook reichen Ihnen nicht aus? Sie möchten mit gespeicherten Makros häufig verwendete Signaturen oder Bankverbindungen schnell einfügen? Das Programm PhraseExpress kann Ihren Arbeitsalltag deutlich erleichtern und korrigiert sogar Ihre Tippfehler. Für Unternehmen besonders interessant: PhraseExpress lässt sich problemlos an eine SQL-Datenbank anfügen. Herunterladen können Sie PhraseExpress hier.

Um Textbausteine nutzen zu können, müssen Sie diese zunächst anlegen, dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie eine neue Mail und schreiben Sie den Text, den sie als Schnellbaustein verwenden wollen

2. Markieren Sie den Text und wechseln Sie zum Insert/Einfügen Register und klicken Sie auf Save Selection to Quick Part Gallery/Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern

3. Die Einstellungen im darauffolgenden Fenster fordert Sie auf, einen passenden Namen einzutragen

4. Mit einem Klick auf OK werden die Änderungen gespeichert und der Textbaustein angelegt
5. Um einen erstellten Textbaustein zu verwenden, klicken Sie im Insert/Einfügen Register auf QuickParts/Schnellbausteine

Noch schneller geht es, wenn sie den Namen des Textbausteins in der E-Mail schreiben und die Taste F3 drücken. Outlook setzt dann für das Wort den zugehörigen Textbaustein ein!
Da es auf diesen Blogartikel doch viele Kommentare und Fragen gab, habe ich vor einiger Zeit einen aktuelleren Artikel veröffentlicht, in dem einige Dinge näher erklärt werden.