Outlook Blog

Zum Managen von mehreren E-Mai-Postfächern werden Programme, wie Outlook 365, immer beliebter. Die meisten Personen jonglieren mit mehreren Postfächern aufgrund von diversen beruflichen E-Mail-Adressen, privaten E-Mails aber auch Fake-Konten um den ganzen Spam umzuleiten. Ein zentraler Sammelpunkt zum empfangen, bearbeiten und beantworten aller E-Mails wird daher nötig. Vor allem in der heutigen Digitalisierung, in der vieles mobil von unterwegs gehen muss.

 

Die neueste Outlook-Version ist Teil von Microsoft Office 365. Alle wichtigen Office – Programme sind hierbei in einer Sammlung als Paket zu haben. Automatische Updates und sogar ein Login über die Online-Version ist damit möglich. Das erste Outlook-Profil wird beim ersten öffnen von Outlook 365 ohne Umschweife angelegt, dieses können Sie allerdings nachträglich noch bearbeiten und weiter E-Mail-Konten hinzufügen.

 

Ein Benutzerprofil kann also mehrere E-Mail-Konten beinhalten, ob die eigenen oder für unterschiedliche Personen ist dabei jedem selbst überlassen. Für Familien, die Trennung von Beruf und Privat oder einfach durch Fehler in der Benutzung von Outlook, ist die Erstellung von mehreren bzw. eines neuen Outlook-Profils allerdings von Vorteil. Neben verschiedenen Konten beinhalten Outlook-Profile auch Datendateien und Einstellungen, welche E-Mail Konten übergreifend sind, wie beispielsweise eine Signatur.

Im Prinzip gibt es zwei Möglichkeiten neue Profile für Outlook 365 zu erstellen – in Outlook selber oder über die Einstellungen von Windows.

 

Neues Profil innerhalb von Outlook erstellen

 

• Öffnen Sie Outlook
• Ist Outlook gestartet, klicken Sie oben links auf „Datei“ → „Kontoeinstellungen“  → „Profile verwalten“

• Öffnen Sie über „Profile anzeigen“ eine Übersicht der bisher erstellten Profile. Zu Beginn steht dort meist nur ein Profil namens „Outlook“.
• Über den Button „Hinzufügen“ können Sie nun einen Profilnamen festlegen und auf „OK“ drücken.

 

Der Name dient nur zur Unterscheidung der Outlook 365 Profile. Ihr Profil ist nun angelegt und Sie können weitere E-Mail-Konten, welche nicht auf Exchange aufbauen, hinzufügen.

 

Möchten Sie ihr neues Outlook-Profil direkt nach dem Öffnen von Outlook nutzen, sollten sie es als Standard deklarieren.

• Gehen Sie erneut in die Profileinstellungen (siehe Erläuterung weiter oben)
• Klicken Sie dort auf das entsprechende Profil und anschließend auf „Optionen“
• Nun können Sie „als Standard festlegen“ auswählen.

Schließen Sie nach dem Speichern der Änderungen Outlook und öffnen Sie es erneut. Nun sollten Sie gleich mit Ihrem neuen Outlook 365-Profil losstarten können.

 

Neues Benutzerprofil über Windows anlegen

 

• Schließen Sie Outlook 365, falls Sie das Programm geöffnet haben
• Öffnen Sie die Systemsteuerung. Über die Suchfunktion (Windows 10) oder über das Startmenü ist das schnell zu finden.
• Öffnen Sie den Bereich „Mail“ bzw. „E-Mail“. Falls Sie eine gestaffelte Übersicht eingestellt haben, anstatt einer alphabetischen Listen-Ansicht, müssten Sie zuerst auf den Bereich „Benutzerkonten“ klicken bevor Sie „Mail“ finden.

• Klicken Sie nun auf „Profile anzeigen“ → „Hinzufügen“
• Nun können Sie einen Profilnamen festlegen und erstellen anschließend das erste E-Mail-Konto. Entweder benutzen Sie hierzu die automatischen Einstellungen oder stellen manuell die verschiedenen Verschlüsselungen ein.

• Ist die erste E-Mail zusammen mit dem Profil erstellt, können sie per Doppelklick auf das neue Outlook-Profil → „E-Mail-Konten“ → „Neu“ weitere E-Mail-Konten zu Ihrem Profil hinzufügen.

Auch mit diesem Vorgehen ist es möglich, das neue Profil als Standard festzulegen, sodass Sie damit nach dem Start ihres Office 365 Outlooks direkt loslegen können. Folgende Einstellungen müssten Sie dafür noch ändern:

• Gehen Sie erneut in die Systemsteuerung und klicken auf „Mail“ bzw. „E-Mail“
• Es öffnet sich erneut das kleine Fenster. Unten wird die Einstellung „Immer dieses Profil verwenden“ angezeigt. Hier müssten Sie das Drop-Down-Menü öffnen und ihr neu erstelltes Profil auswählen.

• Klicken Sie auf „OK“ und starten Outlook neu

 

Viele Probleme mit Outlook 365 und auch ältere Versionen können durch das Erstellen eines neuen Profils übergangen werden. Wenn Sie neue Profile nur auf Grund der Fehler in Ihrer Outlook-Nutzung  anlegen möchten, ist es empfehlenswert zunächst eine Reinigung und/oder eine Reparatur durchzuführen. Dies kann mithilfe des Support- und Wiederherstellungsassistenten für Microsoft Office 265 ganz einfach umgesetzt werden. Denn bei dem Anlegen eines neuen Outlook-Profils mit den bisher genutzten E-Mail-Konten, könnten vorherige Mails eventuell verloren gehen und sollte daher eine letzte Chance sein. Durch den Online-Login sollte das mit Outlook 365 aber kein Problem mehr darstellen. Falls alle drei Varianten keine Verbesserung hervorrufen, sollten Sie eine Neuinstallation in Betracht ziehen oder sich an den Support wenden.

 

Eventuell kommt es irgendwann vor, dass Sie den Job wechseln oder sich erneut ein Profil anlegen und daher das alte nicht mehr brauchen.  In der Profilübersicht können Sie daher nicht nur die Infos bearbeiten und neue Konten hinzufügen, Sie können ebenfalls Konten entfernen oder das gesamte Profil löschen – unwiderruflich versteht sich.