Excel-Kontaktliste zum Versenden von Serienmails verwenden

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Wie Sie Serienmails mit vorhandenen Kontakten in Outlook erstellen und versenden, haben wir bereits in einem anderen Artikel behandelt. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie eine Kontaktliste in Excel aufbauen und zum Versenden für Outlook Serienmails verwenden.

 

Kontaktliste in Excel einrichten

Falls Sie bereits eine Excel-Tabelle mit Kontakten erstellt haben oder diese gerade anlegen, können Sie direkt zum nächsten Abschnitt weitergehen. Dort erfahren Sie die richtigen Einstellungen für Ihre Tabelle. Sollten Sie jedoch eine CSV- oder TXT-Datei für Ihre Kontakte verwenden, müssen diese Daten erst einmal wie folgt aufbereitet werden:

  • Öffnen Sie in Excel die Registerkarte “Daten”.
  • Wählen Sie in der Kategorie “Externe Daten abrufen” die Möglichkeit “Aus Text” aus.
  • Wählen Sie die gewünschte Datei aus klicken dann auf “Importieren”.
  • Stellen Sie sicher, dass unter “Ursprünglicher Datentyp” das Feld “Getrennt” ausgewählt ist, bevor Sie auf “Weiter” klicken.
  • Wählen Sie nun das passende Trennzeichen aus. In der Datenvorschau sollten die verschiedenen Spalten durch Striche getrennt sein, sofern Sie das passende Trennzeichen ausgewählt haben. Die meistgenutzten Trennzeichen sind hierbei entweder Semikolon oder Komma.
  • Klicken Sie auf “Fertig stellen” und speichern die Datei unter neuem Namen ab, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Aufbereiten der Kontaktdaten

Für die richtige Nutzung in einer Serienmail muss mindestens eine Spalte mit Vor- oder Nachnamen vorhanden sein, sowie eine Spalte mit der dazugehörigen E-Mail Adresse. Alle weiteren individuellen Informationen innerhalb der Serienmail sollten ebenfalls in Spalten aufgelistet sein.

Sie haben nun zwar eine Excel-Tabelle mit Kontaktdaten, die einzelnen Spalten müssen jedoch auch entsprechend formatiert sein.

  • Markieren Sie eine komplette Spalte.
  • Stellen Sie in der Registerkarte “Start” die entsprechende Formatierung ein.
  • Wiederholen Sie dies bei jeder Spalte und speichern die Tabelle anschließend ab.

Beachte: Spalten mit Zahlen könne bspw. die Formatierung “Währung” haben. Für reinen Text oder Namen, benutzen Sie die Formatierung “Standard” oder “Text”. Aber Vorsicht, bei Postleitzahlen müssen Sie jedoch die Spalte als “Text” deklarieren, da im Format “Zahl”, führende Nullen weggelassen werden. Auch bei Prozentsätzen sollte die Spalte als “Text” deklariert werden, da sonst der Zellwert im Format “Prozent” mit 100 multipliziert wird.

Serienmail mit Kontaktliste verbinden

  • Öffnen Sie Word. In diesem Programm wird die eigentliche Serienmail erstellt.
  • Klicken Sie in der Registerkarte “Sendungen” auf “Seriendruck starten” und wählen “E-Mail-Nachrichten” aus.
  • Klicken Sie nun unter “Sendungen” auf “Empfänger auswählen”.
  • Wählen Sie nun im Dropdown-Menü “Vorhandene Liste verwenden” aus und suchen die bereits erstellte Excel-Datei mit Ihren formatierten Kontakten.
  • Gehen Sie nun auf “Empfängerliste bearbeiten” und prüfen Sie, ob alle Spalten korrekt in Ihre Kontakte übernommen wurden. Ergänzen oder verändern Sie diese ansonsten entsprechend, da die Informationen im weiteren Verlauf wichtig sein könnten.

Text der Serienmail gestalten

Geben Sie den gewünschten Text der Serienmail ein und setzen für personalisierte Daten oder Ansprachen Platzhalter ein. Diese Platzhalter können wie folgt eingestellt werden.

  • Individuelle Ansprache
    • Klicken Sie in der Registerkarte “Sendungen” auf “Grußzeile”.
    • Stellen Sie mithilfe der Dropdown-Menüs Ihr gewünschtes Format ein. Dieses können Sie in der Vorschau nachvollziehen. Um zwischen Mann und Frau zu unterscheiden, muss in Ihren Kontakten bei “Herr” oder “Frau” in der Spalte “Titel” stehen.
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  • Personalisierte Informationen im Text
    • Setzen Sie Ihren Cursor im Text, an welche Stelle Sie eine personalisierte Information einfügen möchten.
    • Klicken Sie anschließend in der Registerkarte “Sendungen” auf “Seriendruckfeld einfügen”.
    • Im Dropdown-Menü finden Sie nun die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten. Diese sollten mit Ihren Daten aus der Kontaktliste übereinstimmen. Durch Klick auf das richtige Feld, wird der Platzhalter automatisch generiert.
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Serienmail versenden

Sind Sie mit dem Text Ihrer E-Mail zufrieden, können Sie noch einmal über “Sendungen” und “Vorschau Ergebnisse” nachprüfen, ob Ihre Platzhalter und die Kontaktliste wirklich richtig konfiguriert sind.
Um die Serienmail nun von Word in Outlook oder einem anderen MAPI-kompatibles E-Mail-Programm zu versenden, müssen Sie noch folgendes tun.

  • Gehen Sie in der Registerkarte “Sendungen” auf “Fertig stellen und zusammenführen”.
  • Wählen Sie “E-Mail-Nachrichten senden” aus.
  • Definieren Sie im geöffneten Fenster nun Ihre Betreffzeile.
  • Wenn gewünscht, können Sie hier Ihren Datensatz noch beschränken oder weitere Einstellungen vornehmen.
  • Klicken Sie auf “OK

 

Ihre Serienmail wird nun versendet.

25 thoughts on “Excel-Kontaktliste zum Versenden von Serienmails verwenden

  1. Danke für die gute Erklärung.

    FRAGE
    Ich habe in Outlook mehrere Konten.
    Wie kann ich die Serien-E-Mail von einem „ausgewählten Konto“ als „Absender“ versenden.

    Danke für eine Antwort.

    1. Hallo,
      klicken Sie hierzu in Outlook auf das ausgewählte Konto und erstellen Sie eine neue E-Mail. Im Anschluss können Sie Ihre Kontaktliste auswählen. Hat das Ihre Frage beantwortet? Ansonsten dürfen Sie gerne nochmal auf mich zukommen.
      LG

      1. Für mich nicht.
        Ich erstelle in Word eine Serien E-Mail mit Adressen aus Excel.
        Versendet wird die E-Mail aus Outlook heraus.
        Wie wird Outlook mitgegeben, welches Konto dann Outlook verwenden soll?

        1. Guten Tag,
          in diesem Fall wird Outlook vermutlich ihr Standardkonto verwenden. Sie können also bevor Sie eine Serienmail versenden das gewünschte Konto als Standard in Outlook festlegen.
          LG

          1. Dabei muss das Standardkonto nicht im Reiter „E-Mail“, sondern unter „Datendateien“ (welch blödsinniges Wort!) geändert werden, sonst passiert nix!

  2. Vielen Dank für die tolle Anleitung.
    Kann ich der Serienmail eine Datei, z.B. eine Excel-Tabelle anhängen und wenn „ja“ wie geht das? Ich habe es über „Einfügen“, „Objekt“ versucht: der Empfänger kann die Tabelle sehen aber nicht weiter bearbeiten.
    Haben Sie eine Lösung? Ich freue mich über Ihre Unterstützung.
    Schöne Grüße

  3. Hallo,
    ich habe alles so gemacht, wie beschrieben, leider ist das Feld: “E-Mail-Nachrichten senden” grau hinterlegt, heisst, ich kann es nicht auswählen…

    Habt ihr eine Idee, woran das liegen kann?

    Lieben Dank vorab.
    LG

    1. Guten Tag,

      je nach Outlook-Version, können die Funktionen in Outlook deaktiviert bzw. aktiviert sein. Welche Version benutzen Sie denn? Gerne können Sie die Kommentarfunktion erneut nutzen und wir suchen nach einer Lösung für sie.

      LG

    1. Guten Tag,

      hierzu klicken Sie beim Erstellen einer neuen E-Mail auf das „CC“-Feld.
      Im neuen Fenster finden Sie ganz unten das Feld BCC, indem Sie ihre Empfänger eintragen können.
      Ich hoffe ich konnte ihnen weiterhelfen.
      LG

    1. Guten Tag,

      die gleiche Frage würde sich für Sie ebenfalls stellen. Welche Outlook-Version benutzen Sie? Danach suche ich nach einer Lösung für Sie. Gerne können Sie hierfür erneut die Kommentarfunktion nutzen. LG

  4. Guten Tag,

    ich bin der Anweisung Schritt für schritt gefolgt.
    Sie hat auch funktioniert.
    Nur jz habe ich um die 500 Adressen und das Programm sendet für jede Adresse eine einzelne Mail.

    Kann man alle Mailadressen nicht zusammen ins BCC packen, sodass man nur eine Mail im endeffeckt versendet hat ?
    Ich benutze das Programm Outlook 2016.

    Vielen Dank für die Rückantwort.

    1. Guten Tag,
      leider ist das nur mithilfe einer Software möglich. Allerdings ist die Variante, dass die Mails einzeln verschickt werden deutlich besser. Denn eine einzige Massenmail landet oft bei den Empfängern im Spam-Ordner. Ich hoffe ich konnte Ihnen weiterhelfen.

      Herzliche Grüße und einen schönen Tag wünsche ich Ihnen! Bei weiteren Fragen dürfen Sie gern erneut die Kommentarfunktion nutzen.

  5. Hallo zusammen und vielen Dank für die Infos! War Super und klappt (eigentlich) perfekt! Fast genau das, was ich haben wollte! Ich kann jetzt das Serienemail so versenden wie ich es möchte.

    Das einzige Problem das ich habe ist folgendes: Ich möchte es nicht von meiner persönlichen Email-Adresse senden sondern einer shared mailbox-Email / Gruppenemail-Postfach.

    Leider habe ich nichts gefunden, wie ich das Gruppenpostfach für den Serienemailversand nutzen kann.

    Kann mir hier jemand helfen?

  6. Hallo,
    erstmal vielen Dank für die tolle Anleitung. Ich habe leider dasselbe Problem wie Andrea und Fabienne. Ich nutze Outlook für Mac über eine Serienlizenz. Kann das ein Problem darstellen?
    Vielen Dank

    1. Guten Tag,

      bei Macbook müssen Sie nach einer alternativen Anleitung googeln, da die Outlook-Version für Mac erhebliche Unterschiede aufweist.

      LG

    1. Fügen Sie in der Excel Tabelle eine Spalte „Titel“ dazu und im Serienbrief Brief fügen Sie den Titel dann wieder ein.

      Also:

      Sehr geehrter <> <> <>,

      wenn Sie keinen Titel haben, wird der Titel übersprungen und erscheint auf dem Ausdruck nicht.

      Die andere Möglichkeit ist alles über Word einzustellen.

      Ich hoffe das hat geholfen

      LG

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