Excel-Kontaktliste zum Versenden von Serienmails verwenden

Wie Sie Serienmails mit vorhandenen Kontakten in Outlook erstellen und versenden, haben wir bereits in einem anderen Artikel behandelt. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie eine Kontaktliste in Excel aufbauen und zum Versenden für Outlook Serienmails verwenden.

 

Kontaktliste in Excel einrichten

Falls Sie bereits eine Excel-Tabelle mit Kontakten erstellt haben oder diese gerade anlegen, können Sie direkt zum nächsten Abschnitt weitergehen. Dort erfahren Sie die richtigen Einstellungen für Ihre Tabelle. Sollten Sie jedoch eine CSV- oder TXT-Datei für Ihre Kontakte verwenden, müssen diese Daten erst einmal wie folgt aufbereitet werden:

  • Öffnen Sie in Excel die Registerkarte “Daten”.
  • Wählen Sie in der Kategorie “Externe Daten abrufen” die Möglichkeit “Aus Text” aus.
  • Wählen Sie die gewünschte Datei aus klicken dann auf “Importieren”.
  • Stellen Sie sicher, dass unter “Ursprünglicher Datentyp” das Feld “Getrennt” ausgewählt ist, bevor Sie auf “Weiter” klicken.
  • Wählen Sie nun das passende Trennzeichen aus. In der Datenvorschau sollten die verschiedenen Spalten durch Striche getrennt sein, sofern Sie das passende Trennzeichen ausgewählt haben. Die meistgenutzten Trennzeichen sind hierbei entweder Semikolon oder Komma.
  • Klicken Sie auf “Fertig stellen” und speichern die Datei unter neuem Namen ab, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Aufbereiten der Kontaktdaten

Für die richtige Nutzung in einer Serienmail muss mindestens eine Spalte mit Vor- oder Nachnamen vorhanden sein, sowie eine Spalte mit der dazugehörigen E-Mail Adresse. Alle weiteren individuellen Informationen innerhalb der Serienmail sollten ebenfalls in Spalten aufgelistet sein.

Sie haben nun zwar eine Excel-Tabelle mit Kontaktdaten, die einzelnen Spalten müssen jedoch auch entsprechend formatiert sein.

  • Markieren Sie eine komplette Spalte.
  • Stellen Sie in der Registerkarte “Start” die entsprechende Formatierung ein.
  • Wiederholen Sie dies bei jeder Spalte und speichern die Tabelle anschließend ab.

Beachte: Spalten mit Zahlen könne bspw. die Formatierung “Währung” haben. Für reinen Text oder Namen, benutzen Sie die Formatierung “Standard” oder “Text”. Aber Vorsicht, bei Postleitzahlen müssen Sie jedoch die Spalte als “Text” deklarieren, da im Format “Zahl”, führende Nullen weggelassen werden. Auch bei Prozentsätzen sollte die Spalte als “Text” deklariert werden, da sonst der Zellwert im Format “Prozent” mit 100 multipliziert wird.
 

Serienmail mit Kontaktliste verbinden

  • Öffnen Sie Word. In diesem Programm wird die eigentliche Serienmail erstellt.
  • Klicken Sie in der Registerkarte “Sendungen” auf “Seriendruck starten” und wählen “E-Mail-Nachrichten” aus.
  • Klicken Sie nun unter “Sendungen” auf “Empfänger auswählen”.
  • Wählen Sie nun im Dropdown-Menü “Vorhandene Liste verwenden” aus und suchen die bereits erstellte Excel-Datei mit Ihren formatierten Kontakten.
  • Gehen Sie nun auf “Empfängerliste bearbeiten” und prüfen Sie, ob alle Spalten korrekt in Ihre Kontakte übernommen wurden. Ergänzen oder verändern Sie diese ansonsten entsprechend, da die Informationen im weiteren Verlauf wichtig sein könnten.

Text der Serienmail gestalten

Geben Sie den gewünschten Text der Serienmail ein und setzen für personalisierte Daten oder Ansprachen Platzhalter ein. Diese Platzhalter können wie folgt eingestellt werden.

  • Individuelle Ansprache
    • Klicken Sie in der Registerkarte “Sendungen” auf “Grußzeile”.
    • Stellen Sie mithilfe der Dropdown-Menüs Ihr gewünschtes Format ein. Dieses können Sie in der Vorschau nachvollziehen. Um zwischen Mann und Frau zu unterscheiden, muss in Ihren Kontakten bei “Herr” oder “Frau” in der Spalte “Titel” stehen.
  • Personalisierte Informationen im Text
    • Setzen Sie Ihren Cursor im Text, an welche Stelle Sie eine personalisierte Information einfügen möchten.
    • Klicken Sie anschließend in der Registerkarte “Sendungen” auf “Seriendruckfeld einfügen”.
    • Im Dropdown-Menü finden Sie nun die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten. Diese sollten mit Ihren Daten aus der Kontaktliste übereinstimmen. Durch Klick auf das richtige Feld, wird der Platzhalter automatisch generiert.
Lookeen

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Serienmail versenden

Sind Sie mit dem Text Ihrer E-Mail zufrieden, können Sie noch einmal über “Sendungen” und “Vorschau Ergebnisse” nachprüfen, ob Ihre Platzhalter und die Kontaktliste wirklich richtig konfiguriert sind.
Um die Serienmail nun von Word in Outlook oder einem anderen MAPI-kompatibles E-Mail-Programm zu versenden, müssen Sie noch folgendes tun.

  • Gehen Sie in der Registerkarte “Sendungen” auf “Fertig stellen und zusammenführen”.
  • Wählen Sie “E-Mail-Nachrichten senden” aus.
  • Definieren Sie im geöffneten Fenster nun Ihre Betreffzeile.
  • Wenn gewünscht, können Sie hier Ihren Datensatz noch beschränken oder weitere Einstellungen vornehmen.
  • Klicken Sie auf “OK

 

Ihre Serienmail wird nun versendet.

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