So erstellen Sie eine Kontaktliste für Massenmails in Word

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Serienmails unterstützen Sie nicht nur im Beruf, sondern auch privat können sie beispielsweise für Party-Einladungen sehr hilfreich sein. Doch nicht immer sind all Ihre Kontakte in Ihrem Outlook angelegt und können direkt verwendet werden. Wenn Sie nicht für jede Personen einen Kontakt in Outlook anlegen wollen, gibt es die Möglichkeit Kontaktlisten entweder in Excel oder in Word zu erstellen und diese mit Outlook verknüpft zu nutzen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie diese mit Word anlegen und die Serienmail verschicken können.

  • Öffnen Sie Microsoft Office Word und erstellen Sie ein leeres Dokument
  • Gehen Sie auf den Reiter “Sendungen”
  • Klicken Sie anschließend auf “Empfänger auswählen” und “Neue Liste eingeben…”
  • Es öffnet sich das Fenster “Neue Adressliste”. Hier geben Sie die Kontaktinformationen in die entsprechende Spalte ein. Achten Sie darauf, dass mindestens die Informationen eingetragen sind, die Sie für Ihre Serienmail benötigen. Dies sollten vor allem die Namen, Titel und E-Mail Adresse sein.
    • Mit der TAB-Taste können Sie in die nächste Spalte oder Zeile wechseln.
    • Eine neue Zeile können Sie mit dem Tastenkürzel “ALT+N” oder durch Klick auf “Neuer Eintrag” erstellen.
  • Möchten Sie andere Spalten benutzen, können Sie über den Button “Spalten anpassen” neue, benutzerdefinierte Felder hinzufügen oder die derzeitigen verwalten.
    • Klicken Sie auf “Spalten anpassen”.
    • Wählen Sie “Hinzufügen” aus.
    • Geben Sie den Titel der Spalte ein und klicken Sie auf “OK” bis Sie wieder auf dem Fenster mit Ihrer Adressliste sind.
  • Sind alle Kontakte eingepflegt, klicken Sie auf “OK”.
  • Geben Sie Ihrer neuen Kontaktliste einen Namen, bevor Sie auf “Speichern” klicken.
  • Nachdem Sie Ihre Kontaktliste erfolgreich erstellt haben, können Sie den Text der Serienmail in Word erstellen indem Sie auf “Seriendruck starten” im Reiter “Sendungen” klicken.
  • Prüfen Sie über “Empfängerliste bearbeiten” vor dem Senden, ob wirklich die richtige Kontaktliste eingestellt ist.
  • Klicken Sie anschließend auf “Fertig stellen und zusammenführen” und wählen Sie “E-Mail-Nachrichten senden” aus.
  • Geben Sie die gewünschte Betreffzeile ein und kontrollieren Sie, dass unter “Zu:” die Spalte mit den E-Mail Adressen eingestellt ist.
  • Klicken Sie anschließend auf “OK”. Ihre Massenmail wird nun verschickt.

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